Bilgi Edinme Başvurusu Nasıl Yapılır? Dilekçede Neler Yazmalı, Hangi Kuruma Verilir? (4982 m. 6-7)

Vatandaşlar çoğu zaman bir kamu kurumunun aldığı kararın dayanağını, kendi dosyasındaki belgeleri veya bir ihalenin sonuçlarını öğrenmek ister. Bu gibi durumlarda başvurulacak yol bilgi edinme hakkıdır. 4982 sayılı Bilgi Edinme Hakkı Kanunu, kişilere kamu kurumlarından bilgi ve belge isteme imkânı tanır; ancak başvurunun usule uygun yapılması, hak kaybı yaşanmaması için önemlidir. Bu yazıda başvurunun nasıl yapılacağını, dilekçede bulunması gereken unsurları ve kurumların hangi taleplere olumsuz cevap verebileceğini anlatıyoruz.

Bilgi Edinme Hakkının Kapsamı

Kanun m. 4, “Herkes bilgi edinme hakkına sahiptir” der. Türkiye’de ikamet eden yabancılar ile Türkiye’de faaliyette bulunan yabancı tüzel kişiler ise isteyecekleri bilgi kendileriyle veya faaliyet alanlarıyla ilgili olmak kaydıyla ve karşılıklılık ilkesi çerçevesinde bu haktan yararlanır. Kanunun kapsamına kamu kurum ve kuruluşları ile kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının faaliyetleri girer (m. 2). Kanun, “bilgi” ve “belge” kavramlarını ayrı tanımlar: Bilgi, kurumların sahip oldukları kayıtlarda yer alan her türlü veri; belge ise yazılı, basılı veya çoğaltılmış dosya, evrak, kitap, plan, harita, fotoğraf, ses ve görüntü kaydı, elektronik ortamda kaydedilen her türlü bilgi ve veri taşıyıcılarıdır (m. 3). Bu geniş tanım, başvuru konusu belgenin niteliğini belirlemeyi kolaylaştırır.

Başvuru Yeri: Bilginin Bulunduğu Kurum

m. 6’ya göre başvuru, istenen bilgi veya belgenin bulunduğu kurum veya kuruluşa yapılır. Örneğin imar planı bilgisi belediyeden, tapu kayıtları tapu idaresinden, personel işlemleriyle ilgili belgeler ise ilgili idareden istenir. Başvuruyu yanlış kuruma yapmanın sonucu, m. 7/3’te düzenlenmiştir: İstenen bilgi veya belge başvurulan kurum ve kuruluştan başka bir yerde bulunuyorsa, başvuru dilekçesi bu kurum ve kuruluşa gönderilir ve durum ilgiliye yazılı olarak bildirilir. Yani yanlış kuruma yapılan başvuru boşa gitmez; ancak süre açısından zaman kaybı yaşanabilir. Bu nedenle bilginin hangi kurumda olduğunu önceden araştırmak yararlıdır.

Dilekçenin Zorunlu Unsurları

Kanun, başvuru dilekçesinin şu unsurları taşımasını ister:

• Başvuru sahibinin adı ve soyadı,
• İmzası,
• Oturma yeri veya iş adresi,
• Başvuru sahibi tüzel kişi ise unvanı, adresi, yetkili kişinin imzası ve yetki belgesi,
• İstenen bilgi veya belgelerin açıkça belirtilmesi.

Bu unsurların eksikliği, kurumun başvuruyu cevapsız bırakmasına veya eksiklik giderilinceye kadar işleme almamasına yol açabilir. Uygulamada en sık hata, talebin belirsiz yazılmasıdır. “İmarla ilgili tüm belgeleri istiyorum” gibi geniş bir ifade yerine “X mahallesi Y ada Z parsel için verilen yapı ruhsatı ve eklerinin onaylı örneği” gibi somut bir talep yazılmalıdır. Somut talep, kurumun belgeyi bulmasını kolaylaştırır ve “belirsiz talep” gerekçesiyle ret ihtimalini azaltır.

Elektronik Başvuru

m. 6/1’in son cümlesi, başvurunun kişinin kimliğinin ve imzasının veya yazının kimden neşet ettiğinin tespitine yarayacak başka bilgilerin yasal olarak belirlenebilir olması kaydıyla elektronik ortamda veya diğer iletişim araçlarıyla da yapılabileceğini belirtir. Bu nedenle e-Devlet üzerinden, kurumun elektronik başvuru sistemiyle veya güvenli elektronik imzayla yapılan başvurular geçerlidir. Elektronik başvuruda başvurunun tarihi ve sistem kaydı ispat açısından saklanmalıdır; çünkü kurumun cevap süresi başvuru tarihinden itibaren işler.

Başvuruya Konu Olamayacak Talepler

Kanun bazı talepleri başvuru kapsamı dışında bırakır. m. 7/2’ye göre kurum ve kuruluşlar, ayrı veya özel bir çalışma, araştırma, inceleme ya da analiz neticesinde oluşturulabilecek türden bir bilgi veya belge için yapılacak başvurulara olumsuz cevap verebilir. Bilgi edinme hakkı, kurumun elinde bulunan veya görevleri gereği bulunması gereken bilgi ve belgelere yöneliktir (m. 7/1); kurumu yeni rapor hazırlamaya zorlamaz. Buna ek olarak m. 8, kurum ve kuruluşlarca yayımlanmış veya yayın, broşür, ilan ve benzeri yollarla kamuya açıklanmış bilgi veya belgelerin bilgi edinme başvurularına konu olamayacağını belirtir; ancak bunların ne şekilde, ne zaman ve nerede yayımlandığı veya açıklandığı başvurana bildirilir. Örneğin resmi gazetede yayımlanmış bir karar için başvuru yapıldığında kurum, yayım bilgisini bildirerek cevap verebilir.

Tavsiye ve Mütalaa Talepleri

m. 27’ye göre tavsiye ve mütalaa talepleri Kanun kapsamı dışındadır. Yani kuruma “şu durumda ne yapmalıyım?” veya “bu konuda hukuki görüşünüz nedir?” diye sorulması bilgi edinme başvurusu sayılmaz. Bilgi edinme başvurusu, mevcut bir bilgi veya belgenin verilmesini isteyen taleptir. Görüş veya değerlendirme isteyen başvurular ise 3071 sayılı Dilekçe Hakkı Kanunu kapsamında ele alınır. İki hakkın farkı için dilekçe hakkı ve otuz gün içinde cevap yükümlülüğü yazısına bakabilirsiniz.

Erişim Şekli ve Ücret

Başvuru üzerine bilgiye erişim, belgenin onaylı bir kopyasının verilmesi şeklinde yapılır (m. 10). Kopya verilmesinin mümkün olmadığı veya kopya çıkarılmasının aslına zarar vereceği hallerde ilgili, belgenin aslını incelemesi ve not alması, ses kaydı ise dinlemesi, görüntü kaydı ise izlemesi sağlanır. Başvurunun yapıldığı kurum, erişimin gerektirdiği maliyet tutarı kadar bir ücreti başvuru sahibinden tahsil edebilir. Başvurunun kabulünden sonra idarenin bu ücreti bildirmesiyle cevap süresi kesilir; başvuru sahibi onbeş iş günü içinde ücreti ödemezse talebinden vazgeçmiş sayılır. Bu nedenle ücret bildirimi geldiğinde hızlı hareket etmek gerekir. Sürelerin ayrıntısı için bilgi edinme başvurusunda on beş iş günü ve otuz iş günü süresi yazısını okuyabilirsiniz.

Gizli ve Açıklanabilir Bilgilerin Ayrılması

İstenen belgede gizlilik dereceli veya açıklanması yasaklanan bilgilerle açıklanabilir nitelikte olanlar birlikte bulunuyor ve bunlar birbirinden ayrılabiliyorsa, belge gizli bilgiler çıkarıldıktan sonra başvuranın bilgisine sunulur; ayırma gerekçesi başvurana yazılı olarak bildirilir (m. 9). Yani kurumlar, belgenin bir bölümü gizli diye tamamını reddedemez; ayrılabilir kısımları vermek zorundadır.

Başvuru Örneği için Yol Haritası

Bilgi edinme dilekçesi hazırlarken şu sıra izlenebilir: Bilginin hangi kurumda bulunduğu belirlenir; talep edilen belge somut biçimde tanımlanır; ad, soyad, imza, adres bilgileri yazılır; belgenin onaylı örneğinin verilmesi istenir; cevabın yazılı veya elektronik ortamda bildirilmesi talep edilir; başvurunun tarihi ve gönderim şekli belgelenir. Reddedilen başvurular için başvuru yolları sonraki bölümde anlatılmıştır.

Kamu Görevlilerinin Sorumluluğu

Kanun m. 29, bilgi edinme kanununun uygulanmasında ihmali, kusuru veya kastı bulunan memurlar ve diğer kamu görevlileri hakkında, işledikleri fiillerin genel hükümler çerçevesinde ceza kovuşturması gerektirmesi hususu saklı kalmak kaydıyla, tabi oldukları mevzuatta yer alan disiplin cezalarının uygulanacağını belirtir. Ayrıca bu Kanunla erişilen bilgi ve belgeler ticari amaçla çoğaltılamaz ve kullanılamaz. Başvuru sahibi bu sınırlamayı dikkate almalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Talebi belirsiz ve çok geniş yazmak,
• Kuruma görüş veya tavsiye sormak,
• Başvuruyu imzasız ve adressiz yapmak,
• Yayımlanmış bilgi için yeniden başvurmak,
• Ücret bildirimine on beş iş günü içinde cevap vermemek.

Örnek Olay

Aşağıdaki örnek kurgusaldır. Bir kişi, komşu parselde verilen yapı ruhsatının hangi plana dayandığını öğrenmek için belediyeye yazılı başvuru yapar. Dilekçede ad, soyad, adres ve imza bulunur; talep, ilgili parselin ada ve parsel numarası, ruhsat tarih ve sayısıyla birlikte somut olarak tanımlanır. Belediye başvuruyu kabul eder ve onaylı bir kopya verilmesi için maliyet tutarını bildirir. Başvuru sahibi ücreti süresi içinde öder ve belgeye erişir.

Sonuç

Bilgi edinme başvurusu, doğru kuruma, somut talepler ve eksiksiz dilekçeyle yapıldığında kamu kayıtlarına erişimin etkili bir yoludur. Başvurunuz cevapsız kalmış veya reddedilmişse idare hukuku kapsamında dosyanızı birlikte inceleyebiliriz. İletişim sayfamızdaki telefon numarasından veya mesajla bize ulaşabilirsiniz.