İhale Tekliflerinin Değerlendirilmesi: Eksik Belge, Bilgi Tamamlama ve Aritmetik Hata (m. 36-37)

İhale zarfları açıldığında süreç bitmiş değil, yeni başlamıştır. Tekliflerin nasıl değerlendirildiği, hangi eksikliklerin telafi edilebildiği ve hangilerinin elenmeyle sonuçlandığı çoğu itirazın konusudur. Kamu İhale Kanunu m. 36 ve 37, zarfların açılması ve tekliflerin değerlendirilmesi için iki aşamalı bir sistem kurar: önce şekil kontrolü ve tutanak, ardından ayrıntılı değerlendirme. Bu yazıda bu aşamaları, eksik belge ile bilgi eksikliği ayrımını ve aritmetik hata kuralını anlatıyoruz.

Zarfların Açılması: İlk Oturum

Kanun m. 36’ya göre ihale komisyonunca ihale dokümanında belirtilen saatte kaç teklif verilmiş olduğu bir tutanakla tespit edilerek hazır bulunanlara duyurulur ve hemen ihaleye başlanır. Komisyon teklif zarflarını alınış sırasına göre inceler; m. 30’un birinci fıkrasına uygun olmayan zarflar bir tutanak ile belirlenerek değerlendirmeye alınmaz. Zarflar isteklilerle birlikte hazır bulunanlar önünde açılır. İsteklilerin belgelerinin eksik olup olmadığı ve teklif mektubu ile geçici teminatlarının usulüne uygun olup olmadığı kontrol edilir; eksik veya usulsüz olanlar tutanakla tespit edilir. İstekliler ile teklif fiyatları ve yaklaşık maliyet tutarı açıklanır ve tutanak komisyonca imzalanır.

Bu aşamanın kuralı çok nettir: hiçbir teklifin reddine veya kabulüne karar verilmez, teklifi oluşturan belgeler düzeltilemez ve tamamlanamaz. Oturum, tekliflerin komisyonca hemen değerlendirilmek üzere kapatılır. Yani açık oturumda idare, isteklinin belgesini düzeltmesine izin veremez; bu aşamada yalnızca tespit yapılır. Uygulamada bu kuralın ihlali, komisyonun oturumda isteklinin eksiğini tamamlattırması şeklinde ortaya çıkar ve itiraz konusu olur.

Değerlendirme Dışı Bırakma ve Bilgi Tamamlama

Kanun m. 37’nin ikinci fıkrası, tekliflerin değerlendirilmesinde öncelikle belgeleri eksik olduğu veya teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olmadığı ilk oturumda tespit edilen isteklilerin tekliflerinin değerlendirme dışı bırakılmasına karar verileceğini belirtir. Ancak teklifin esasını değiştirecek nitelikte olmaması kaydıyla belgelerde bilgi eksikliği bulunması halinde, idarece belirlenen sürede isteklilerden bu eksik bilgilerin tamamlanması yazılı olarak istenir. Belirlenen sürede bilgileri tamamlamayan istekliler değerlendirme dışı bırakılır ve geçici teminatları gelir kaydedilir.

Burada “belge eksikliği” ile “belgedeki bilgi eksikliği” arasındaki ayrım yaşamsal önem taşır. Hiç sunulmamış bir belge, bilgi tamamlama imkânı doğurmaz; sunulan belgedeki bir bilginin eksik olması ise, teklifin esasını değiştirmiyorsa tamamlanabilir. Örneğin sunulan iş deneyim belgesinde işin bedeli veya kabul tarihi gibi bir bilginin yer almaması, tamamlanabilecek bir bilgi eksikliği olarak yorumlanabilir. Ancak teklif mektubundaki fiyatın değiştirilmesi, teklifin esasını değiştirmek olduğundan mümkün değildir.

Ayrıntılı Değerlendirme

Belgeleri eksiksiz ve teklif mektubu ile geçici teminatı usulüne uygun olan isteklilerin tekliflerinin ayrıntılı değerlendirilmesine geçilir. Bu aşamada isteklilerin ihale konusu işi yapabilme kapasitelerini belirleyen yeterlik kriterlerine ve tekliflerin ihale dokümanında belirtilen şartlara uygun olup olmadığı ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunup bulunmadığı incelenir. Uygun olmadığı belirlenen isteklilerin teklifleri ile birim fiyat teklif cetvellerinde aritmetik hata bulunan teklifler değerlendirme dışı bırakılır. Yeterlik kriterleri için ihalede yeterlik kriterleri yazımıza bakabilirsiniz.

Aritmetik Hata

Birim fiyat esaslı ihalelerde teklif cetvelindeki birim fiyat ve miktar çarpımlarında, toplamlarda ya da diğer hesaplarda yapılan işlem hataları aritmetik hata sayılır. Kanun bu hata bulunan teklifleri değerlendirme dışı bırakmayı öngörür. İdare, aritmetik hatayı kendi başına düzelterek değerlendirmeye devam edemez; çünkü bu, teklif fiyatına müdahale anlamına gelir ve eşit muamele ilkesine aykırıdır. İstekli açısından bunun anlamı, cetvelin hazırlanması sırasında hesapların çift kontrol edilmesi ve mümkünse elektronik tablo ile doğrulanmasıdır. Küçük bir çarpma hatası bile teklifin tamamen elenmesine sebep olabilir.

Açıklama İstenmesi

Kanun m. 37’nin birinci fıkrası, ihale komisyonunun talebi üzerine idarenin tekliflerin incelenmesi, karşılaştırılması ve değerlendirilmesinde yararlanmak üzere net olmayan hususlarla ilgili isteklilerden yazılı olarak tekliflerini açıklamalarını isteyebileceğini düzenler. Ancak bu açıklama, hiçbir şekilde teklif fiyatında değişiklik yapılması veya ihale dokümanında yer alan şartlara uygun olmayan tekliflerin uygun hale getirilmesi amacıyla istenilmez ve yapılmaz. Bu sınır, açıklama isteme yetkisinin fiilen teklif düzeltmeye dönüşmesini önler. Bir idarenin yazılı açıklama yoluyla isteklinin şarta aykırı teklifini düzeltmesine imkân vermesi, ihalenin iptali sebebi olabilir.

Aşırı Düşük Teklif Aşaması ile İlişki

Kanun m. 38’e göre ihale komisyonu verilen teklifleri değerlendirdikten sonra diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Bu aşama, belge ve şekil değerlendirmesinden sonra gelir. Aşırı düşük teklif sorgulaması için aşırı düşük teklif sorgulaması yazımıza göz atabilirsiniz.

Elenen İstekli Ne Yapabilir?

Elenen istekliler, ihale sonucunun bildirimini bekleyerek gerekçeyi öğrenir. Kanun m. 41, ihale sonucunun bildiriminde tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilmesini zorunlu tutar. Bildirimden sonra istekli, ilgili işlemin hukuka aykırı olduğunu düşünüyorsa Kanun m. 55 uyarınca idareye şikâyet başvurusu yapabilir. Şikâyet süresi, işlemin farkına varıldığı tarihi izleyen günden itibaren açık ve belli istekliler arasında ihalede ve diğer hallerde on gündür; ancak pazarlık usulünün b ve c bentlerinde beş gündür. Süre kaçırılırsa hak kaybı doğar.

İnceleme Rehberi

Kendi teklifinin değerlendirme dışı bırakıldığını düşünen istekli için pratik bir inceleme sırası şudur: ilk oturum tutanağı istenir, belge listesi ile dokümandaki istenen belgeler karşılaştırılır, elenme gerekçesinin belge eksikliği mi bilgi eksikliği mi olduğu belirlenir, bilgi eksikliği halinde idarenin yazılı süre verip vermediği kontrol edilir ve varsa aritmetik hata iddiasının doğruluğu hesapla test edilir. Bu incelemenin dayanakları, şikâyet dilekçesinin gerekçesini oluşturur.

Sık Yapılan Hatalar

• Teklif cetvelindeki hesapları elle yapıp kontrol etmemek,
• Belge eksikliği ile bilgi eksikliğini karıştırmak,
• Komisyonun açıklama isteğini teklifi düzeltme fırsatı sanmak,
• İlk oturum tutanağını talep etmemek,
• Şikâyet süresini elenme kararının öğrenilmesinden itibaren saymamak.

Örnek Olay

Aşağıdaki örnek kurgusaldır. Bir istekli, sunduğu iş deneyim belgesinde işin kabul tarihinin yazılmadığı gerekçesiyle idarenin yazılı bilgi tamamlama talebini alır ve belirlenen süre içinde ilgili bilgiyi sunar. Bilgi teklifin esasını değiştirmediğinden istekli değerlendirmeye devam eder. Başka bir istekli ise birim fiyat cetvelinde bir kalemin çarpımını yanlış hesaplamıştır; aritmetik hata nedeniyle teklifi değerlendirme dışı bırakılır ve bu istekli hatanın küçük olduğunu ileri sürerek şikâyet başvurusunda bulunsa da Kanunun amir hükmü karşısında sonuç değişmez.

Sonuç

Tekliflerin değerlendirilmesi, ilk oturumda tutanakla tespit, ardından bilgi tamamlama ve ayrıntılı inceleme aşamalarından oluşur. Belge eksikliği elemeyle, tamamlanabilir bilgi eksikliği ise süre verilerek giderilmeyle sonuçlanır; aritmetik hata ise doğrudan eleme sebebidir. Değerlendirme dışı bırakılma kararının hukuka aykırı olduğunu düşünüyorsanız, kısa süreler içinde harekete geçmek için idare hukuku kapsamında dosyanızı incelettirmek üzere iletişim sayfamızdan telefon veya mesajla bize ulaşabilirsiniz.