Aşırı Düşük Teklif Nedir, Sorgulaması Nasıl Yapılır? İdarenin Açıklama İstemesi ve Red Kararı (m. 38)

İhalelerde en düşük fiyatı vermek çoğu zaman kazanmanın anahtarı gibi görünür. Ancak Kanun, gerçekçi olmayan derecede düşük tekliflerin işin sağlıklı tamamlanmasını tehlikeye atacağını kabul eder ve bu tür teklifler için özel bir sorgulama sistemi kurar. Aşırı düşük teklif sorgulaması, hem düşük teklif veren isteklinin haklarını korur hem de idarenin işin tamamlanamama riskine karşı önlem almasını sağlar. Bu yazıda Kamu İhale Kanunu m. 38 çerçevesinde aşırı düşük teklifin tespitini, açıklama isteme sürecini ve red kararına karşı yolları anlatıyoruz.

Aşırı Düşük Teklif Kavramı

Kanun m. 38’e göre ihale komisyonu, verilen teklifleri değerlendirdikten sonra diğer tekliflere veya idarenin tespit ettiği yaklaşık maliyete göre teklif fiyatı aşırı düşük olanları tespit eder. Yani aşırı düşüklük, mutlak bir rakam değil, diğer tekliflere ve yaklaşık maliyete göre göreli bir kavramdır. Ancak Kanun, ayrıntıları Kamu İhale Kurumuna bırakmıştır: Kurum, ihale konusu işin türü, niteliği ve yaklaşık maliyeti ile ihale edilme usulüne göre aşırı düşük tekliflerin tespiti, değerlendirilmesi ve ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesi amacıyla sınır değerler ve sorgulama kriterleri belirlemeye yetkilidir. İhale komisyonu da bu maddenin uygulanmasında Kurum tarafından yapılan düzenlemeleri esas alır. Bu nedenle somut bir ihalede sınır değerin nasıl hesaplandığını görmek için ilgili yönetmelik ve tebliğlere başvurmak gerekir.

Yazılı Açıklama İstenmesi

Aşırı düşük teklifi tespit eden komisyon, bu teklifleri reddetmeden önce belirlediği süre içinde teklif sahiplerinden teklifte önemli olduğunu tespit ettiği bileşenlerle ilgili ayrıntıları yazılı olarak ister. Bu aşama, isteklinin savunma hakkının kanuni karşılığıdır. İdare doğrudan reddetme yetkisine sahip değildir; önce isteklinin fiyatını nasıl oluşturduğunu anlatma imkânı vermek zorundadır. Sürenin makul belirlenmesi, isteklinin belgelerini hazırlayabilmesi için önemlidir. Kısa süre verilmesi, savunma hakkının fiilen kullanılamamasına yol açıyorsa hukuka aykırılık iddiasına konu olabilir.

Açıklamaların Kapsamı

Kanuna göre komisyon; imalat sürecinin, verilen hizmetin ve yapım yönteminin ekonomik olması, seçilen teknik çözümler ve teklif sahibinin mal ve hizmetlerin temini veya yapım işinin yerine getirilmesinde kullanacağı avantajlı koşullar ile teklif edilen mal, hizmet veya yapım işinin özgünlüğü gibi hususlarda yapılan yazılı açıklamaları dikkate alarak aşırı düşük teklifleri değerlendirir. Bu ölçütler örnek niteliğindedir; “gibi” ifadesi başka ilgili hususların da dikkate alınabileceğini gösterir. İstekli, düşük fiyatını şu belgelerle destekleyebilir: tedarikçi sözleşmeleri ve proforma faturalar, stok ve envanter belgeleri, kendi imkânlarıyla üretim yapıldığını gösteren kayıtlar, işçilik ve ekipman maliyet analizleri, kâr marjı ve genel gider hesapları.

Açıklamaların Değerlendirilmesi ve Red

Değerlendirme sonucunda açıklamaları yeterli görülmeyen veya yazılı açıklamada bulunmayan isteklilerin teklifleri reddedilir. Kanun bu durumda idareye red yükümlülüğü yükler; yani açıklamanın yetersizliği tespit edilirse teklif ihale dışı kalır. Reddin gerekçelendirilmesi gerekir. Kanun m. 41, ihale sonucunun bildiriminde tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilmesini zorunlu tutar; dolayısıyla red gerekçesi isteklilere bildirilir. İstekli, gerekçeyi yetersiz veya hukuka aykırı bulursa Kanun m. 54 ve devamında düzenlenen şikâyet ve itirazen şikâyet yollarına başvurabilir.

Sınır Değer Altı Tekliflerin Doğrudan Reddi

Kanun m. 38’in son fıkrası, Kuruma ayrıca ihalenin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin sonuçlandırılabilmesine ilişkin düzenlemeler yapma yetkisi verir. Ayrıca yaklaşık maliyeti Kanun m. 8’de öngörülen eşik değerlerin yarısına kadar olan hizmet alımları ile yapım işleri ihalelerinde sınır değerin altında olan tekliflerin bu maddede öngörülen açıklama istenilmeksizin reddedilmesine ilişkin düzenleme yapılabilir. Yani küçük ölçekli hizmet ve yapım ihalelerinde, sınır değerin altında kalan teklifler açıklama alınmadan reddedilebilir. Bu nedenle ihale dokümanında ve ilgili Kurum düzenlemesinde bu tür ihalelerde açıklama isteme usulünün uygulanıp uygulanmayacağı açıkça kontrol edilmelidir.

Kesin Teminata Etkisi

Sınır değerin altında teklif verilmiş ve ihale bu istekli üzerinde kalmışsa, Kanun m. 43’ün son fıkrası uyarınca Kurum, yaklaşık maliyetin yüzde altısından az ve yüzde on beşinden fazla olmamak üzere alınacak kesin teminat oranına ilişkin düzenlemeler yapabilir. Yani düşük teklifi kabul edilen isteklinin daha yüksek kesin teminat vermesi istenebilir. Kesin teminata ilişkin genel bilgiler için geçici ve kesin teminat yazımıza bakabilirsiniz.

Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklif ile İlişki

İhale, Kanun m. 40 gereğince ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. Aşırı düşük teklif sorgulaması bu değerlendirmenin bir aşamasıdır: aşırı düşük teklifi geçerli açıklamayla savunan istekli, düşük teklifiyle ihalenin kazananı olabilir; açıklaması yetersiz bulunursa teklifi elenir ve ihale bir sonraki uygun teklif üzerinde kalır. Bu nedenle fiyat rekabetinde en düşük fiyatı vermek, savunulabilir bir maliyet yapısı olmadan riskli bir stratejidir.

İstekliler İçin Savunma Hazırlığı

Teklifi aşırı düşük tespit edilecek olan istekli için en önemli hazırlık, teklifi hazırlarken kullandığı maliyet dosyasını saklamaktır. Birim fiyat analizleri, tedarik teklifleri, işçilik hesapları, ekipman ve nakliye maliyetleri, genel giderler ve kâr hesabı yazılı ve belgeli tutulmalıdır. Açıklama talebi geldiğinde bu belgelerin düzenli biçimde ve talep edilen süre içinde sunulması gerekir. Açıklamanın soyut değil, sayısal ve belgeli olması değerlendirmeyi olumlu etkiler.

İdareler İçin Uyarılar

İdare, aşırı düşük teklif sorgulamasında eşit davranmak, tüm aşırı düşük tekliflere aynı süre ve aynı kapsamda açıklama sorusu yöneltmek zorundadır. Belirli bir isteklinin açıklaması kolayca kabul edilirken diğerininki katı biçimde reddedilirse, eşit muamele ilkesi ihlal edilmiş olur. Red kararının gerekçesi de somut ve denetlenebilir olmalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Maliyet analizini ve tedarikçi belgelerini saklamamak,
• Açıklama süresini kaçırmak ya da cevabı soyut tutmak,
• Kurum düzenlemesindeki sınır değer hesabını incelememek,
• Küçük ihalelerde açıklama istenmeden reddedilebileceğini bilmemek,
• Red gerekçesini bildirim sonrası talep etmemek.

Örnek Olay

Aşağıdaki örnek kurgusaldır. Bir hizmet alımı ihalesinde bir istekli, diğer tekliflerin ve yaklaşık maliyetin oldukça altında fiyat verir. İhale komisyonu aşırı düşük teklifi tespit eder ve istekliden işçilik, ekipman ve genel gider kalemlerine ilişkin yazılı açıklama ister. İstekli, kendi ekipmanını kullanacağını ve tedarikçisiyle yaptığı sabit fiyatlı anlaşmayı belgeleriyle sunar. Komisyon açıklamayı yeterli bulursa teklif geçerli sayılır. Açıklama soyut kalırsa teklif reddedilir ve istekli gerekçeye karşı itirazen şikâyet yoluna gidebilir.

Sonuç

Aşırı düşük teklif sorgulaması, düşük fiyatlı isteklinin savunma hakkı ile idarenin işin tamamlanabilirliğini koruma yükümlülüğü arasında denge kurar. Komisyon önce yazılı açıklama ister, sonra yeterliliğini değerlendirir ve yetersizse teklifi reddeder. Sınır değerler ve sorgulama kriterleri Kurum düzenlemeleriyle belirlenir. Teklifiniz aşırı düşük bulunarak reddedildiyse ya da açıklama talebi aldıysanız, süreler kısa olduğundan idare hukuku kapsamında dosyanızı hızla değerlendirmek için iletişim sayfamızdan telefon veya mesajla bize ulaşabilirsiniz.