İhalede İdareye Şikâyet Başvurusu Nasıl Yapılır? Süre, Dilekçe ve İdarenin Karar Süresi (m. 54-55)

Bir ihalede haksız elendiğini düşünen istekli, doğrudan mahkemeye giderek dava açamaz. Kamu İhale Kanunu, dava öncesi idari başvuru yollarını zorunlu kılar: önce ihaleyi yapan idareye şikâyet, sonra Kamu İhale Kurumuna itirazen şikâyet. Bu iki yol tüketilmeden açılan dava, usul bakımından sorunlu olur. Ayrıca süreler çok kısadır: çoğu durumda beş veya on gün. Bu yazıda idareye şikâyet başvurusunun şartlarını, süresini, dilekçe içeriğini ve idarenin cevap verme yükümlülüğünü anlatıyoruz.

Şikâyet Hakkı ve Kapsamı

Kanun m. 54’e göre ihale sürecindeki hukuka aykırı işlem veya eylemler nedeniyle bir hak kaybına veya zarara uğradığını veya zarara uğramasının muhtemel olduğunu iddia eden aday veya istekli ile istekli olabilecekler, Kanunda belirtilen şekil ve usul kurallarına uygun olmak şartıyla şikâyet ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunabilirler. Buradaki “istekli olabilecekler” ifadesi önemlidir: henüz teklif vermemiş, ancak ilan veya doküman nedeniyle ihaleye katılamayacağını düşünen firmalar da şikâyet edebilir. Örneğin rekabeti kısıtlayan bir şartname hükmü, teklif vermeden önce şikâyet konusu yapılabilir.

Şikâyet ve itirazen şikâyet başvuruları, dava açılmadan önce tüketilmesi zorunlu idari başvuru yollarıdır. Yani başvuru yapmadan dava açmak mümkün değildir. Ayrıca aynı kişi tarafından birden fazla ihaleye, birden fazla kişi tarafından ise aynı ihaleye tek dilekçe ile başvuruda bulunulamaz.

Süre Hesabı

Kanun m. 55’e göre şikâyet başvurusu, ihale sürecindeki işlem veya eylemlerin hukuka aykırılığı iddiasıyla bu işlem veya eylemlerin farkına varıldığı veya farkına varılmış olması gereken tarihi izleyen günden itibaren pazarlık usulünün b ve c bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün içinde ve sözleşmenin imzalanmasından önce, ihaleyi yapan idareye yapılır. Süre başlangıcı, başvurunun konusuna göre değişir: ilanda yer alan hususlara yönelik başvuruların süresi ilk ilan tarihinden, ön yeterlik veya ihale dokümanının ilana yansımayan diğer hükümlerine yönelik başvuruların süresi ise dokümanın satın alındığı tarihte başlar.

İlan, ön yeterlik veya ihale dokümanına ilişkin şikâyetler, birinci fıkradaki süreleri aşmamak üzere en geç ihale veya son başvuru tarihinden üç iş günü öncesine kadar yapılabilir. Bu yönde başvuruların idarelerce ihale veya son başvuru tarihinden önce sonuçlandırılması esastır. Yani şartnameye itiraz etmek isteyen istekli, ihaleden çok kısa süre önce değil, ilk fırsatta hareket etmelidir. Ayrıca şikâyet üzerine yapılan incelemede tekliflerin hazırlanmasını veya işin gerçekleştirilmesini etkileyebilecek maddi veya teknik hataların bulunması halinde idare dokümanda düzeltme yapar ve son başvuru veya ihale tarihi bir defaya mahsus ertelenir.

Dilekçenin İçeriği

Şikâyet başvuruları idareye, itirazen şikâyet başvuruları Kuruma hitaben yazılmış imzalı dilekçelerle yapılır. Kanun m. 54’e göre dilekçelerde şu hususlara yer verilir:

• Başvuru sahibinin, varsa vekil ya da temsilcisinin adı, soyadı veya unvanı ve adresi,
• İhaleyi yapan idarenin ve ihalenin adı veya ihale kayıt numarası,
• Başvuruya konu olan durumun farkına varıldığı veya bildirildiği tarih,
• Başvurunun konusu, sebepleri ve dayandığı deliller,
• İtirazen şikâyet başvurularında idareye yapılan şikâyetin ve varsa şikâyete ilişkin idare kararının bildirim tarihi.

Kurum, dilekçelerde yer alması gereken diğer bilgiler ile dilekçelere eklenmesi gereken belgeleri, sunuluş şeklini ve başvuruların elektronik ortamda yapılmasına ilişkin usul ve esasları belirlemeye yetkilidir. Başvuruların, ihaleyi yapan idare veya Kurum dışındaki idari mercilere ya da yargı mercilerine yapılması ve başvuru dilekçelerinin bu merciler tarafından ilgisine göre idareye veya Kuruma gönderilmesi halinde, dilekçelerin idare veya Kurum kayıtlarına girdiği tarih başvuru tarihi olarak kabul edilir. Belirtilen hususlara aykırılık içeren ve henüz başvuru süresi dolmamış olan başvurulardaki eksiklikler, başvuru süresinin sonuna kadar başvuru sahibi tarafından giderilebilir.

İdarenin İnceleme ve Karar Süresi

İdare, şikâyet başvurusu üzerine gerekli incelemeyi yaparak on gün içinde gerekçeli bir karar alır. Alınan karar, şikâyetçi ile diğer aday veya istekliler ile istekli olabileceklere karar tarihini izleyen üç gün içinde bildirilir. İlan ile ihale veya ön yeterlik dokümanına yönelik başvurular dışında istekli olabileceklere bildirim yapılmaz. Kanun m. 54’ün son bölümüne göre idare veya Kurum tarafından gerekçeli olarak şu kararlardan biri verilir: ihale sürecinin devam etmesine engel oluşturacak ve düzeltici işlemle giderilemeyecek hukuka aykırılığın tespit edilmesi halinde ihalenin iptali; idare tarafından düzeltme yapılması yoluyla giderilebilecek durumlarda düzeltici işlem belirlenmesi; başvurunun süre, usul ve şekil kurallarına uygun olmaması, usulüne uygun olarak sözleşme imzalanmış olması veya hukuka aykırılığın tespit edilememesi hallerinde başvurunun reddi.

Sözleşme İmzalama Engeli

İdareye şikâyet başvurusunda bulunulması halinde, başvuru üzerine alınan kararın son bildirim tarihini, süresi içinde bir karar alınmaması halinde ise bu sürenin bitimini izleyen tarihten itibaren on gün geçmeden ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmadığı hususuna ilişkin sorgulama yapılmadan veya itirazen şikâyet başvurusunda bulunulması halinde Kurum tarafından nihai karar verilmeden sözleşme imzalanamaz. Bu düzenleme, şikâyet hakkının fiilen anlamlı kalmasını sağlar. Sözleşmenin şikâyet süreci bitmeden imzalanması durumunda ise Kanun m. 56, sürelere ve usule uyulmadan sözleşme imzalanmış olmasının itirazen şikâyet başvurusunun incelenmesine engel teşkil etmediğini belirtir.

Karar Alınmazsa veya Uygun Bulunmazsa

Kanun m. 55’e göre belirtilen süre içinde bir karar alınmaması durumunda başvuru sahibi tarafından karar verme süresinin bitimini, süresinde alınan kararın uygun bulunmaması durumunda ise başvuru sahibi dahil aday, istekli veya istekli olabilecekler tarafından idarece alınan kararın bildirimini izleyen on gün içinde Kuruma itirazen şikâyet başvurusunda bulunulabilir. İtirazen şikâyet için ayrı bir yazı hazırladık; bu konuda itirazen şikâyet başvurusu yazımıza bakabilirsiniz.

İhale Sonucu Bildirimiyle İlişki

Şikâyet süresinin başlangıcı çoğu zaman ihale sonucunun bildirimiyle ilgilidir. İhale sonucunun bildirilmesi ve sözleşmeden önceki bekleme süreleri için ekonomik açıdan en avantajlı teklif ve sonuç bildirimi yazımıza göz atabilirsiniz. Bildirim tarihinden sonraki süreleri doğru saymak, hak kaybını önlemenin ilk şartıdır.

Pratik Öneriler

Şikâyet dilekçesi kısa ama gerekçeli olmalı; iddia edilen hukuka aykırılık, ilgili Kanun maddesi ve dokümandaki hüküm ile birlikte yazılmalıdır. Dilekçenin teslim edildiğini gösteren kayıt, e-imzalı başvuru veya taahhütlü gönderi makbuzu saklanmalıdır. Aynı dilekçede birden fazla ihaleyi veya birden fazla kişinin başvurusunu birleştirmemek gerekir. İdarenin cevabını beklerken itirazen şikâyet süresinin de takip edilmesi şarttır.

Sık Yapılan Hatalar

• Şikâyet süresini işlemin öğrenildiği tarihten saymamak,
• İlan ve dokümana ilişkin şikâyeti ihale gününe çok yakın yapmak,
• Dilekçeyi imzasız veya delilsiz sunmak,
• Birden fazla ihale için tek dilekçe kullanmak,
• İdarenin karar süresi dolduğunda itirazen şikâyet süresini takip etmemek.

Örnek Olay

Aşağıdaki örnek kurgusaldır. Bir istekli, ihale dokümanındaki teknik şartnamenin belirli bir markaya yönelik olduğunu fark eder. Dokümanı satın aldığı tarihi izleyen günden itibaren on gün içinde ve ihaleden üç iş günü öncesine kadar idareye gerekçeli şikâyet dilekçesi verir. İdare on gün içinde şikâyeti kabul eder, dokümanda düzeltme yapar ve ihale tarihini bir defaya mahsus erteler. İstekli, şikâyeti yapmasaydı, ihalede haksız kalması durumunda sonradan dava yolunu da kaybedecekti.

Sonuç

İdareye şikâyet, kamu ihalelerinde dava öncesi zorunlu ilk adımdır. Süreler beş veya on gündür, dilekçe belirli unsurları taşımalı ve sözleşme imzalanmadan önce yapılmalıdır. İdare on gün içinde gerekçeli karar verir; karar çıkmaz veya uygun bulunmazsa Kuruma itirazen şikâyet yolu açılır. Şikâyet sürelerini kaçırmadan başvuru hazırlamak için idare hukuku kapsamında dosyanızı incelemek üzere iletişim sayfamızdan telefon veya mesajla bize ulaşabilirsiniz.