Harcama Yetkilisi ve Gerçekleştirme Görevlisi Kimdir? Görev ve Sorumlulukları (5018 m. 31-35)

Kamu kaynaklarının harcanması, tek bir kişinin kararıyla değil, birbirini denetleyen görev ve yetkilerin zinciriyle yürür. Harcama yetkilisi talimat verir, gerçekleştirme görevlisi işi yaptırır ve belgeler, muhasebe birimi ödemeyi yapar. Bu zincirde her halkanın kanundan doğan sorumluluğu vardır. Sayıştay denetimlerinde ve kamu zararı incelemelerinde, hatanın hangi görevliden kaynaklandığını belirlemek için bu görev dağılımı esas alınır. Bu yazıda 5018 sayılı Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanunu’nun 31-35. maddeleri çerçevesinde harcama yetkilisi ve gerçekleştirme görevlisinin görev ve sorumluluklarını anlatıyoruz.

Harcama Yetkilisi Kimdir?

31. maddeye göre bütçeyle ödenek tahsis edilen her bir harcama biriminin en üst yöneticisi harcama yetkilisidir. Örneğin bir bakanlığın genel müdürlüğü, bir üniversitede fakülte dekanlığı ya da bir belediyede müdürlük, ödenek tahsis edilen harcama birimi ise, bu birimin en üst yöneticisi harcama yetkilisi olur. Teşkilat yapısı ve personel durumu gibi nedenlerle harcama yetkililerinin belirlenmesinde güçlük bulunan idarelerde ve harcama birimleri sınıflandırılmayan idarelerde harcama yetkisi, üst yönetici veya üst yöneticinin belirleyeceği kişiler tarafından, mahallî idarelerde İçişleri veya Çevre ve Şehircilik Bakanlığının, diğer idarelerde ise Hazine ve Maliye Bakanlığının uygun görüşü üzerine yürütülebilir. Yönetim kurulu, icra komitesi, komisyon gibi kurul kararlarıyla yapılan harcamalarda ise harcama yetkisinden doğan sorumluluk kurul, komite veya komisyona aittir.

Yetki Devri ve Sorumluluk

Kanun, harcama yetkisinin devredilmesine ilişkin usul ve esasların Hazine ve Maliye Bakanlığınca belirleneceğini belirtir ve önemli bir kural koyar: harcama yetkisinin devredilmesi, yetkiyi devredenin idarî sorumluluğunu ortadan kaldırmaz. Yani bir müdür, harcama yetkisini yardımcısına devretmiş olsa bile, seçim, talimat ve denetim sorumluluğu kendisinde kalmaya devam eder. Bu nedenle yetki devri yapan yöneticilerin, devrettikleri kişinin yeterliliğini ve iş akışının kontrolünü sağlaması gerekir. Yetki devri yazılı yapılmalı ve devir belgesi dosyada saklanmalıdır.

Harcama Talimatı

32. madde, bütçelerden harcama yapılabilmesinin harcama yetkilisinin harcama talimatı vermesiyle mümkün olduğunu belirtir. Harcama talimatında hizmet gerekçesi, yapılacak işin konusu ve tutarı, süresi, kullanılabilir ödeneği, gerçekleştirme usulü ile gerçekleştirmeyle görevli olanlara ilişkin bilgiler yer alır. Harcama yetkilileri, harcama talimatlarının bütçe ilke ve esaslarına, kanun ve diğer mevzuata uygun olmasından, ödeneklerin etkili, ekonomik ve verimli kullanılmasından ve kanun çerçevesinde yapmaları gereken diğer işlemlerden sorumludur. Talimatın bütçe ödeneğini aşması halinde ödenek üstü harcama yaptırımı gündeme gelir; bunun için ödenek üstü harcama ve para cezaları yazısına bakabilirsiniz.

Gerçekleştirme Görevlisi

33. maddeye göre bütçelerden bir giderin yapılabilmesi için iş, mal veya hizmetin belirlenmiş usul ve esaslara uygun olarak alındığının veya gerçekleştirildiğinin, görevlendirilmiş kişi veya komisyonlarca onaylanması ve gerçekleştirme belgelerinin düzenlenmiş olması gerekir. Giderlerin gerçekleştirilmesi; harcama yetkililerince belirlenen görevli tarafından düzenlenen ödeme emri belgesinin harcama yetkilisince imzalanması ve tutarın hak sahibine ödenmesiyle tamamlanır. Gerçekleştirme görevlileri; harcama talimatı üzerine işin yaptırılması, mal veya hizmetin alınması, teslim almaya ilişkin işlemlerin yapılması, belgelendirilmesi ve ödeme için gerekli belgelerin hazırlanması görevlerini yürütürler ve bu Kanun çerçevesinde yapmaları gereken iş ve işlemlerden sorumludurlar. Örneğin bir mal alımında teslim alma tutanağını düzenleyen ve malın niteliğini kontrol eden görevli, gerçekleştirme görevlisi konumundadır; malın sözleşmeye aykırı olduğunu fark etmeden teslim almışsa sorumluluğu doğabilir.

Ödeme Emri Belgesi ve Ödeme

Gerçekleştirme sürecinin sonunda ödeme emri belgesi düzenlenir; harcama yetkilisi bu belgeyi imzalar ve tutar hak sahibine ödenir. Ödeme emri belgesine bağlandığı halde ödenemeyen tutarlar, bütçeye gider yazılarak emanet hesaplarına alınır ve buradan ödenir (m. 34). Belgeler ve gerçekleştirme belgeleri; giderin çeşidine göre aranacak şekil ve türde olmalıdır; belge türleri ve şekilleri yönetmeliklerle belirlenir. Eksik veya hatalı belge ile yapılan ödeme, sonradan kamu zararı incelemesinde sorumluluk doğurabilir. Bu nedenle ödemeden önce gerçekleştirme belgelerinin tamlığı özenle kontrol edilmelidir.

Avans ve Ön Ödeme

35. madde, harcama yetkilisinin uygun görmesi ve karşılığı ödeneğin saklı tutulması kaydıyla, ilgili kanunlarda öngörülen haller ile gerçekleştirme işlemlerinin tamamlanması beklenilemeyecek ivedi veya zorunlu giderler için avans vermek veya kredi açmak suretiyle ön ödeme yapılabileceğini belirtir. Avans ve kredi, belirli bir işlemle sınırlı kullanılır ve süresi içinde mahsup edilmelidir. Aksi halde avansın amacı dışında kullanılması veya zamanında mahsup edilmemesi sorumluluk doğurur.

Kamu Zararında Sorumluluğun Dağılımı

71. madde, kamu zararının kamu görevlilerinin kasıt, kusur veya ihmalinden kaynaklanan mevzuata aykırı işlemleri sonucunda oluştuğunu belirtir. Zararın kimden tahsil edileceği belirlenirken harcama yetkilisi, gerçekleştirme görevlisi ve diğer ilgililerin işlemdeki rolü değerlendirilir. Örneğin fazla ödemeyi harcama yetkilisi talimatıyla, gerçekleştirme görevlisi kontrol eksikliğiyle ve ödeme belgesini onaylayan görevli imzasıyla mümkün kıldıysa, sorumluluk paylaşılabilir. Ayrıntı için kamu zararı ve kamu görevlisinin sorumluluğu yazısına bakabilirsiniz.

İç Kontrol ve Uygulama Önerileri

Görevliler açısından şu uygulamalar sorumluluk riskini azaltır: harcama talimatını yazılı düzenlemek ve gerekçeyi açık belirtmek; ödeneğin varlığını teyit etmek; gerçekleştirme belgelerini eksiksiz tutmak; piyasa fiyat araştırmasını dosyaya koymak; teslim tutanaklarını gerçek teslim durumuna göre düzenlemek; şüpheli hallerde yazılı çekince koymak. Üst yönetici ise iç kontrol sisteminin çalışmasından sorumlu olduğundan görev tanımlarının net ve yazılı olmasını sağlamalıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Yetki devrinin sorumluluğu kaldırdığını sanmak,
• Ödenek kontrolü yapmadan talimat vermek,
• Teslim tutanaklarını gerçek durumu görmeden düzenlemek,
• Ödeme emri belgesini eksik ekle imzalamak,
• Avansı amacı dışında kullanmak veya mahsubu geciktirmek.

Örnek Olay

Aşağıdaki örnek kurgusaldır. Bir müdürlükte harcama yetkilisi, bir hizmet alımı için talimat verir; gerçekleştirme görevlisi ise hizmet yapılmadan teslim belgesi düzenler ve ödeme yapılır. Sonradan hizmetin yapılmadığı anlaşılınca, denetimde kamu zararı oluştuğu tespit edilir. Harcama yetkilisi talimatın mevzuata uygunluğundan, gerçekleştirme görevlisi ise belgelendirme işlemlerinden sorumlu tutulur. Görevliler savunmalarında kendi payına düşen sorumluluk ölçüsünü ve olayın gelişimini belgelerle açıklamak zorundadır.

Sonuç

Kamu harcamalarında harcama yetkilisi talimat verir, gerçekleştirme görevlisi işi yürütür ve belgeler; yetki devri devredenin sorumluluğunu kaldırmaz. Görevlilerin kendi görev alanlarını bilmesi ve belgelendirmesi, kamu zararı ve yaptırım risklerini azaltır. Kamu görevlilerinin sorumluluğu ve idari işlemler konusunda idare hukuku çerçevesinde destek almak isterseniz iletişim sayfamızdan telefon veya mesajla bize ulaşabilirsiniz.