Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklif Nasıl Belirlenir? İhale Kararı, Onay ve Sonucun Bildirilmesi (m. 40-41)

İhalede değerlendirme tamamlandığında sıra kazananın belirlenmesine gelir. Ancak “kazanan” her zaman en düşük fiyatı veren istekli olmaz ve komisyonun tespiti tek başına kesinleşmez; ihale kararı yetkili tarafından onaylanır, ardından bütün isteklilere bildirilir. Bu aşamalar ve süreler, isteklilerin şikâyet hakkını kullanabilmesi bakımından belirleyicidir. Bu yazıda Kamu İhale Kanunu m. 40 ve 41 çerçevesinde ekonomik açıdan en avantajlı teklifin belirlenmesini, ihale kararının onayını ve sonucun bildirilmesini anlatıyoruz.

Ekonomik Açıdan En Avantajlı Teklif

Kanun m. 40’a göre 37 ve 38. maddelere göre yapılan değerlendirme sonucunda ihale, ekonomik açıdan en avantajlı teklifi veren isteklinin üzerinde bırakılır. Kavramın tanımı da aynı maddede yer alır: ekonomik açıdan en avantajlı teklif, sadece fiyat esasına göre veya fiyat ile birlikte işletme ve bakım maliyeti, maliyet etkinliği, verimlilik, kalite ve teknik değer gibi fiyat dışındaki unsurlar da dikkate alınarak belirlenir. Fiyat dışındaki unsurların dikkate alınacağı ihalelerde, ihale dokümanında bu unsurların parasal değerleri veya nispi ağırlıkları belirlenir. Yani idare, “kaliteyi de değerlendireceğim” diyerek isteklilere önceden söylemeden bir değerlendirme ölçütü uygulayamaz; ölçütler ve ağırlıklar dokümanda önceden yazılıdır.

Yerli istekliler lehine fiyat avantajı sağlanacağı ihale dokümanında belirtilmişse, bu avantaj da uygulanarak ekonomik açıdan en avantajlı teklif belirlenir. Aynı fiyatın birden fazla istekli tarafından teklif edildiği ve bunların da en düşük fiyatın en avantajlı sayıldığı ihalelerde ekonomik açıdan en avantajlı teklif olduğu anlaşılırsa, fiyat dışı unsurlar dikkate alınarak ihale sonuçlandırılır. Bu kural eşit fiyat teklifi durumunda kura veya keyfi tercih yerine nesnel ölçütü öne çıkarır.

Komisyon Kararı ve Gerekçesi

İhale komisyonu gerekçeli kararını belirleyerek ihale yetkilisinin onayına sunar. Kanun, kararlarda isteklilerin adları veya ticaret unvanlarının, teklif edilen bedellerin, ihalenin tarihinin ve hangi istekli üzerine hangi gerekçelerle yapıldığının, ihale yapılmamış ise nedenlerinin belirtileceğini düzenler. Gerekçenin somut olması, isteklinin itiraz hakkını kullanabilmesi için şarttır. Örneğin “teklifi uygun bulunmamıştır” gibi genel bir ifade yetersizdir; hangi şartın hangi belgeyle sağlanmadığının belirtilmesi gerekir.

İhale Yetkilisinin Onayı

Kanun m. 40’a göre ihale yetkilisi, karar tarihini izleyen en geç beş iş günü içinde ihale kararını onaylar veya gerekçesini açıkça belirtmek suretiyle iptal eder. İhale, kararın onaylanması halinde geçerli, iptal edilmesi halinde ise hükümsüz sayılır. Bu süre, ihale sürecinin gereksiz uzamasını önler. İptal kararının gerekçeli olması zorunludur; keyfi iptal, isteklilerin şikâyetine konu olur. Kanun m. 39 ayrıca idarenin bütün teklifleri reddederek ihaleyi iptal etmekte serbest olduğunu düzenler; ancak iptal gerekçeleri isteklilerin talebi halinde bildirilir ve iptal, yine hukuka uygunluk denetimine tabidir.

Yasaklılık Teyidi

İhale kararları ihale yetkilisince onaylanmadan önce idareler, ihale üzerinde kalan istekli ile varsa ekonomik açıdan en avantajlı ikinci teklif sahibi isteklinin ihalelere katılmaktan yasaklı olup olmadığını teyit ettirerek buna ilişkin belgeyi ihale kararına eklemek zorundadır. İki isteklinin de yasaklı çıkması durumunda ihale iptal edilir. Bu teyit yapılmadan verilen ihale kararı eksik işlemdir. Yasaklılık için kamu ihalelerine katılamayacak kişiler yazımıza bakabilirsiniz.

Sonucun Bildirilmesi

Kanun m. 41’e göre ihale sonucu, ihale kararının ihale yetkilisi tarafından onaylandığı günü izleyen en geç üç gün içinde, ihale üzerinde bırakılan dahil olmak üzere ihaleye teklif veren bütün isteklilere bildirilir. İhale sonucunun bildiriminde tekliflerin değerlendirmeye alınmama veya uygun bulunmama gerekçelerine de yer verilir. İhale kararının ihale yetkilisi tarafından iptal edilmesi durumunda da isteklilere gerekçeleri belirtilmek suretiyle bildirim yapılır. Bildirimin önemi şudur: istekli şikâyet hakkını çoğunlukla bu bildirimle öğrenir. Bildirimin yapıldığı tarih, şikâyet süresinin başlangıcını belirleyen unsurlardandır.

Bekleme Süresi

Kanun m. 41’in son fıkrası, ihale sonucunun bütün isteklilere bildiriminden itibaren pazarlık usulünün b ve c bentlerine göre yapılan ihalelerde beş gün, diğer hallerde ise on gün geçmedikçe sözleşme imzalanamayacağını düzenler. Bu süre bir bekleme süresidir; amacı isteklilerin ihale sonucuna karşı idareye şikâyet başvurusunda bulunabilmesine imkân tanımaktır. Ayrıca Kanun m. 55, şikâyet başvurusunda bulunulması halinde, alınan kararın son bildirim tarihinden itibaren on gün geçmeden ve itirazen şikâyet başvurusunda bulunulmadığına ilişkin sorgulama yapılmadan sözleşme imzalanamayacağını belirtir. Yani şikâyet süreci sözleşme imzalanmasını erteler. Sözleşme aşaması için ihalede sözleşme imzalama süreleri yazımıza bakabilirsiniz.

Kararın Denetimi

İhale kararına karşı istekli, kararın bildirimini öğrendiği tarihi izleyen günden itibaren Kanunda öngörülen sürelerde idareye şikâyet başvurusunda bulunabilir. Şikâyet ihale kararının şartname ve mevzuata uygunluğu, değerlendirme ölçütlerinin dokümandakine uygun uygulanıp uygulanmadığı, fiyat dışı unsur ağırlıklarının doğru hesaplanıp hesaplanmadığı ve yasaklılık teyidinin yapılıp yapılmadığı gibi konulara dayandırılabilir. Şikâyete ve itirazen şikâyete ilişkin süreçler için idareye şikâyet başvurusu yazımıza göz atabilirsiniz.

Sonucun Takibi İçin Öneriler

Teklif veren her istekli, ihale sonuç bildirimini bekleyerek bildirimin tarihini ve gerekçesini kayda almalıdır. Bildirim gelmezse, sürelerin işlemeye başlama tarihi tartışmalı hale gelir; bu nedenle ihale sonucunu yazılı olarak sorgulamak ve Kamu İhale Bülteninde yayımlanan sonuç kayıtlarını izlemek gerekir. Kazanan istekli ile ikinci sıradaki isteklinin teklif tutarları arasındaki fark, itirazın önemini belirler; çünkü Kanun ikinci teklif sahibi ile de sözleşme yapılabilmesine imkân verir.

Sık Yapılan Hatalar

• Fiyat dışı unsur ağırlıklarını dokümandan kontrol etmeden teklif hazırlamak,
• İhale sonucu bildirimini beklemeden şikâyet süresini hesaplamak,
• Bildirimin yapıldığı tarihi belgelememek,
• İhale kararının gerekçesini istememek,
• Sözleşme imzalanmadan önceki bekleme süresini bilmeden itiraz için geç kalmak.

Örnek Olay

Aşağıdaki örnek kurgusaldır. Bir hizmet ihalesinde dokümanda fiyat yüzde yetmiş, teknik değer yüzde otuz ağırlıkla değerlendirilecektir. En düşük fiyatı veren istekli teknik puanda geride kalır; başka bir istekli toplam puanda daha yüksek çıkar ve ihale onun üzerinde bırakılır. Ihale yetkilisi karar tarihini izleyen beş iş günü içinde kararı onaylar; ihale sonucu üç gün içinde bütün isteklilere gerekçeleriyle bildirilir. En düşük fiyatı veren istekli, teknik puanlamanın dokümandaki ölçütlere uygun yapılmadığını düşünürse idareye şikâyet başvurusu yapabilir.

Sonuç

İhalenin kazananı, yalnızca fiyata değil dokümanda belirlenen ölçütlere göre saptanır; komisyon gerekçeli karar verir, ihale yetkilisi beş iş günü içinde onaylar ve sonuç üç gün içinde bütün isteklilere bildirilir. Bildirim tarihi ve gerekçesi, hukuki yolların başlangıcıdır. İhale sonucuna, puanlamaya veya iptal kararına itiraz edecekseniz, süreler çok kısa olduğundan idare hukuku kapsamında dosyanızı hızla değerlendirmek için iletişim sayfamızdan telefon veya mesajla bize ulaşabilirsiniz.