Ticari Defterler Nasıl Tutulur ve Kaç Yıl Saklanır? Noter Onayı, E-Defter ve On Yıllık Saklama Yükümlülüğü

Ticari hayatın hafızası defterlerdir. Bir alacak davasında, vergi incelemesinde, ortaklar arası uyuşmazlıkta veya şirket satışında ilk istenen şey defter ve belgelerdir. Türk Ticaret Kanunu, tacire hem defter tutma hem de bu defterleri ve dayanak belgeleri belirli süre saklama yükümlülüğü getirir. Yükümlülüklerin ihmali, yalnızca idari yaptırıma değil, uyuşmazlıklarda ispat kaybına da yol açar. Bu yazıda tacirin defter tutma ve saklama yükümlülüğünü, noter onayı ve elektronik saklama kurallarını ve on yıllık saklama süresinin nasıl hesaplandığını anlatıyoruz.

Defter Tutma Yükümlülüğü

TTK m. 64’e göre her tacir, ticari defterleri tutmak ve defterlerinde ticari işlemleriyle ticari işletmesinin iktisadi ve mali durumunu, borç ve alacak ilişkilerini ve her hesap dönemi içinde elde edilen sonuçları, kanuna göre açıkça görülebilir bir şekilde ortaya koymak zorundadır. Defterler, üçüncü kişi uzmanlara, makul bir süre içinde yapacakları incelemede işletmenin faaliyetleri ve finansal durumu hakkında fikir verebilecek şekilde tutulur. İşletme faaliyetlerinin oluşumu ve gelişmesi defterlerden izlenebilmelidir. Bu ilke, defterlerin sadece şekli değil içeriği açısından da açıklık ve doğruluk aradığını gösterir. Tacir sıfatı ve hukuki sonuçları için tacir sıfatı ve hukuki sonuçları yazısına bakabilirsiniz.

Tutulması Gereken Defterler

Kanun, tacirlerin tutması gereken temel defterleri sayar: yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri. Ayrıca anonim şirketlerde pay defteri, yönetim kurulu karar defteri ve genel kurul toplantı ve müzakere defteri gibi şirkete özgü defterler tutulur. Tacir, işletmesiyle ilgili olarak gönderilmiş bulunan her türlü belgenin fotokopi, karbonlu kopya, mikrofiş, bilgisayar kaydı veya benzeri bir kopyasını da yazılı, görsel veya elektronik ortamda saklamakla yükümlüdür (m. 64/2). Bu düzen, ticari yazışmaların ve belgelerin de delil değeri taşımasını sağlar.

Noter Onayı

TTK m. 64/3’e göre fiziki ortamda tutulan yevmiye defteri, defteri kebir ve envanter defteri ile kanunda sayılan diğer defterlerin açılış onayları, kuruluş sırasında ve kullanılmaya başlanmadan önce noter tarafından yapılır. Bu defterlerin izleyen yıllardaki açılış onayları ise kanunda öngörülen usule göre yapılır. Elektronik defter uygulamasında ise defterler, elektronik ortamda tutulur ve dijital onay ile saklanır. Noter onayı olmayan defterler, delil olarak kullanılırken hukuki değerini yitirebilir; bu nedenle tacirler, defterlerini kanunun aradığı biçimde onaylatmalıdır.

Defterlerin Delil Değeri

Usulüne uygun tutulmuş ticari defterler, tacirler arası uyuşmazlıklarda delil olarak kullanılır. Kanun, defterlerin lehe ve aleyhe delil olabileceğini kabul eder: tacir, kendi defterleriyle karşı tarafa karşı ispat yapabilir; ayrıca karşı tarafın defterlerine dayanarak da delil sunabilir. Ancak defterlerin lehe delil olması için usulüne uygun tutulmuş, noter onaylı ve tutarlı olması gerekir. Usulsüz defterler ise delil olarak kullanılamaz. Ayrıntı için ticari defterlerin delil niteliği ve ticari defter kayıtlarına dayalı alacak davası yazılarına bakabilirsiniz.

Saklama Yükümlülüğü: On Yıl

TTK m. 82/1’e göre her tacir; ticari defterlerini, envanterleri, açılış bilançolarını, ara bilançolarını, finansal tablolarını, yıllık faaliyet raporlarını, topluluk finansal tablolarını ve yıllık faaliyet raporlarını ve bu belgelerin anlaşılabilirliğini kolaylaştıracak çalışma talimatları ile diğer organizasyon belgelerini; alınan ticari mektupları; gönderilen ticari mektupların suretlerini ve defter kayıtlarının dayandığı belgeleri sınıflandırılmış bir şekilde saklamakla yükümlüdür. Bu belgeler on yıl saklanır (m. 82/5). Bu süre kanun için asgari süredir; vergi mevzuatı ve diğer kanunlar farklı süreler öngörebilir.

Saklama Süresinin Başlangıcı

Saklama süresi, ticari defterlere son kaydın yapıldığı, envanterin çıkarıldığı, ara bilançonun düzenlendiği, yılsonu finansal tablolarının hazırlandığı ve konsolide finansal tabloların düzenlendiği hesap döneminin sonundan itibaren başlar (m. 82/6). Alınan veya gönderilen ticari mektuplar ile defter dayanaklarında ise mektubun alındığı veya gönderildiği ya da belgenin düzenlendiği hesap döneminin sonundan başlanır. Yani bir belgenin üzerinden on yıl geçmesi için kayıt döneminin bittiği tarihten başlayarak hesaplanması gerekir. Bu ayrım, özellikle uzun süreli sözleşmelerde saklama süresinin yanlış hesaplanmasını önler.

Elektronik Ortamda Saklama

Kanun, belgelerin görüntü veya veri taşıyıcılarda saklanmasına izin verir; ancak şu şartları arar: okunur hale getirildiklerinde, alınmış bulunan ticari mektuplar ve defter dayanaklarıyla görsel ve diğer belgelerle içerik olarak örtüşmeli; saklama süresi boyunca kayıtlara her an ulaşılabilmeli ve uygun bir süre içinde kayıtlar okunabilir hale getirilebilmelidir (m. 82/3). Bu nedenle tacirlerin yedekleme, arşivleme ve dosya formatı uyumluluğu konusunda düzenli önlem alması gerekir. Elektronik defter uygulamasında da benzer ilke geçerlidir; Gelir İdaresi Başkanlığı’nın defter beyan ve saklama düzenlemeleri de dikkate alınmalıdır.

Vergi Mevzuatı ile İlişki

Vergi Usul Kanunu da defter ve belgelerin saklanmasını düzenler ve genel olarak beş yıllık saklama süresi öngörür; ancak Türk Ticaret Kanunu’ndaki on yıllık süre daha uzun olduğu için tacirler uygulamada on yıllık süreyi esas almalıdır. Vergi incelemesinde ibraz edilemeyen defter ve belgeler nedeniyle takdir komisyonu veya vergi ziyaı cezası gibi yaptırımlar gündeme gelebilir. Bu nedenle defter ve belgelerin kaybolması, yok olması veya bozulması halinde ilgili makamlara bildirilmesi ve yasal işlemlerin yapılması gerekir.

Şirket Devri veya Tasfiyesi Halinde Defterler

Şirket sona erdiğinde ve tasfiye edildiğinde de defterler ve belgeler saklama süresi boyunca muhafaza edilmelidir. Tasfiye sonrası defterler, kanunun belirlediği kişi (genellikle tasfiye memuru veya belirlenen yerde ticaret sicilinde) tarafından saklanır. Şirket devirlerinde ise defterlerin devri, satış sözleşmesinde açıkça düzenlenmelidir; çünkü alıcı, şirketin geçmiş kayıtları hakkında sorumluluk taşıyabilir. Ayrıntı için şirket tasfiye süreci ve tasfiye memurunun sorumluluğu yazısına bakabilirsiniz.

Kayıp ve Zarar Halinde Yapılacaklar

Defterlerin kaybolması, yanması veya çalınması halinde tacir, durumu derhal noter veya ticaret sicili aracılığıyla bildirmeli, ilgili kolluk tutanaklarını ve yeniden oluşturma çabalarını belgelendirmelidir. Kayıp defterler, muhasebe kayıtlarının yeniden çıkarılması ve karşı tarafla mutabakatlarla yeniden oluşturulabilir. Bu süreç, uyuşmazlıklarda ispat açısından önemlidir. Elektronik ortamda saklanan defterlerin yedekleri de kaybolan defterin yerine kullanılabilir.

Sık Yapılan Hatalar

• Defterleri noter onayı yaptırmadan kullanmaya başlamak,
• Saklama süresini beş yıl sanıp belgeleri erken imha etmek,
• Elektronik saklamada okunabilirlik ve erişilebilirlik şartlarını sağlamamak,
• Ticari mektupların ve dayanak belgelerin saklanmasını ihmal etmek,
• Şirket devrinde defterlerin akıbetini sözleşmede düzenlememek.

Örnek Olay

Aşağıdaki örnek kurgusaldır. Bir tacir, yıllar önceki bir satış sözleşmesinden kaynaklanan alacağı için dava açar. Alacağı ispatlamak için usulüne uygun tutulmuş ve noter onaylı defterlerini, faturalarını ve ticari yazışmalarını sunar. Mahkeme defterleri inceler ve alacağı kabul eder. Karşı taraf ise ilgili belgeleri beş yıl sonra imha ettiği için savunmasını destekleyemez. Bu örnek, defterlerin ve belgelerin on yıl saklanmasının uyuşmazlıklarda ne kadar belirleyici olduğunu gösterir.

Sonuç

Tacir defterlerini usulüne uygun tutmak, noter veya elektronik onaydan geçirmek ve defterler ile dayanak belgeleri on yıl saklamakla yükümlüdür. Saklama süresi hesap dönemi sonundan başlar ve elektronik saklamada erişilebilirlik ile okunabilirlik şartları aranır. İşletmenizin defter ve belge düzenini hukuka uygun kurmak için ticaret hukuku kapsamında birlikte değerlendirme yapabiliriz. İletişim sayfamızdaki telefon numarasından veya mesajla ulaşabilirsiniz.