Apartman Karar Defteri Nasıl Tutulur? Noter Tasdiki, İmza ve Yıl Sonu Kapattırma (KMK 32 ve 36)

Bir apartmanda alınan karar, ne kadar doğru ve adil olursa olsun, usulüne uygun kaydedilmemişse kolayca tartışma konusu olur: “O toplantıda böyle bir karar alınmadı”, “imzam sahte”, “defter sonradan yazıldı” gibi iddialar, yönetim uyuşmazlıklarının sık nedenleridir. Kat Mülkiyeti Kanunu, karar defterinin nasıl tutulacağını, hangi şekil şartlarını taşıyacağını ve yılsonunda nasıl kapatılacağını ayrıntılı olarak düzenler. Bu yazıda karar defterinin hukuki önemini ve doğru tutulması için gereken adımları anlatıyoruz.

Karar Defterinin Hukuki Önemi

Kat malikleri kurulu, ana gayrimenkulün yönetiminde en yetkili organdır; kurulun kararları bütün kat malikleri, külli ve cüzi halefleri, yönetici ve denetçiler için bağlayıcıdır (KMK m. 32/2). Bu bağlayıcılığın ispatı ise karar defterine dayanır. Karar defteri, kararların varlığını, içeriğini, alındığı tarihi ve kimlerin katıldığını gösteren resmi kayıt niteliğindedir. Aidat alacağı davalarında, iptal davalarında ve yönetici sorumluluğu davalarında ilk bakılan delil karar defteridir. Bu nedenle defterin usulüne uygun tutulması, kat malikleri kurulunun kararlarının geçerliliğini güvence altına alır. Defter noksan veya usulsüz ise, mahkeme başka delillere (tanık, yazışmalar) başvurabilir; ancak ispat güçlüğü doğar. Kurul kararlarının denetimi için kat malikleri kurulu kararı ve iptal davası yazısına bakabilirsiniz.

Şekil Şartları

KMK m. 32/4’e göre kat malikleri kurulu kararları (1)’den başlayıp sırayla giden sayfa numaraları taşıyan her sayfası noter mühüriyle tasdikli bir deftere yazılır. Bu hükümdeki şekil şartları şunlardır: (1) Defterin sayfaları sıra numaralı olmalıdır; (2) Her sayfa noter mühürlü olmalıdır; (3) Kararlar deftere yazılmalıdır; (4) Toplantıda bulunan bütün kat malikleri tarafından imzalanmalıdır. Bu şartlar, defterin sonradan değiştirilmesini, sayfa eklenmesini veya çıkarılmasını önlemek içindir. Sıra numarası ve noter mührü, sayfa oynamalarına karşı güvence sağlar. Defterin gelişigüzel bir defter veya bilgisayar çıktısı olması, kanun şartını yerine getirmez. Bu nedenle site ve apartman yönetimleri, noterden tasdikli karar defteri almalı ve bunu yıllık toplantılarda kullanmalıdır.

İmza Şartı ve Aykırı Oy

Kararlar, toplantıda bulunan bütün kat maliklerince imzalanır. Karara aykırı oy verenler bu aykırılığın sebebini belirterek imza koyarlar (KMK m. 32/4). Bu düzenleme iki amaç taşır: birincisi, toplantıya kimlerin katıldığının ve kararın kimlerce kabul edildiğinin belgelenmesi; ikincisi, muhalif maliklerin itirazlarının kaydedilmesi. Aykırı oy kullanan malik, gerekçesini yazarak imza atarsa, kararın iptal davasında muhalefetinin ispatı kolaylaşır. KMK m. 33’e göre toplantıya katılıp aykırı oy kullanan malik karar tarihinden başlayarak bir ay içinde iptal davası açabilir; bu nedenle aykırı oyun deftere geçirilmesi, hak arama açısından önemlidir. İmzadan kaçınan veya imzasını atmayan malikin durumu, kararın geçerliliğini kural olarak etkilemez; ancak toplantıya katıldığının ispatı gerekir. Bu konuda katılım listesi ve tutanaklar yardımcı olur.

Önceki Kararlara Uyma

KMK m. 32/5, bir husus hakkında ileride çıkan anlaşmazlıklar için karar defterinde aynı hususa dair daha önce verilmiş bir karar varsa, kaide olarak ona göre çözüleceğini belirtir. Yani kurulun önceki kararı, sonraki tartışmalarda dayanak olur. Bu, yönetimde istikrar ve öngörülebilirlik sağlar. Örneğin bir yıl önce kurulun aidat tutarı hakkında verdiği karar, sonraki yıl aksi karar alınmadıkça uygulanır. Bu nedenle kararların açık ve net yazılması, ileride yanlış anlaşılmaları önler. Belirsiz veya çelişkili kararlar, yönetimde tartışma yaratır.

Yöneticinin Defter Tutma Yükümlülüğü

KMK m. 36’ya göre yönetici, kat malikleri kurulunun kararlarını, protokolleri, yapılan ihtar ve tebligatın özetini ve tarihlerini ve bütün giderleri, 32. maddede sözü geçen deftere tarih sırasıyla yazmaya ve bu defteri ve giderlerin belgeleriyle diğer bütün belgeleri bir dosyada saklamaya mecburdur. Yani karar defteri yalnızca kurul kararlarını değil, aynı zamanda ihtar ve tebligat özetlerini ve giderleri de içerir. Bu nedenle yöneticinin defter tutması, sadece bir şekil işlemi değil, yönetimin muhasebe ve belge düzenidir. Giderlerin belgeleri (fatura, makbuz, dekont) bir dosyada saklanmalı; hesap verirken bu belgeler kat maliklerine gösterilebilmelidir. Yöneticinin hesap verme yükümlülüğü için de bu kayıtlar temel dayanak oluşturur. Yönetici görevleri hakkında kat mülkiyetinde yönetici atanması ve görevleri yazısına bakabilirsiniz.

Yıl Sonunda Notere Kapattırma

KMK m. 36/2’ye göre bu defterin, her takvim yılının bitmesinden başlayarak bir ay içinde yönetici tarafından notere kapattırılması mecburidir. Kapatma işlemi, defterin o yıl için son halini alması ve sonradan değiştirilememesi demektir. Noter, defterin son sayfasında kapanış şerhi düşer ve kaç sayfa kullanıldığını belirtir. Bu işlem, defterin bütünlüğünü güvence altına alır. Kapatılmayan defterlerde ileride sonradan yazı ekleme iddiaları çıkabilir. Yönetici bu görevi yerine getirmezse, KMK m. 36/3’e göre KMK m. 33’ün son fıkrasında yazılı cezalar uygulanır. Bu cezalar, sulh mahkemesince verilen idari para cezalarıdır; miktarları kanunla belirlenmiş ve zaman zaman yeniden değerleme ile güncellenmektedir. Güncel tutarların ayrıca kontrol edilmesi gerekir.

Denetçinin Defteri

Denetçi veya denetim kurulunun raporları için de benzer bir şekil şartı vardır. KMK m. 41’e göre denetçiler, raporu ve verecekleri kararları ve gerekli gördükleri diğer hususları, (1)’den başlayıp sıra ile giden sayfa numaraları taşıyan ve her sayfası noter mühürüyle tasdikli bir deftere geçirip tarih koyarak altını imza ederler. Yani denetçinin ayrı bir defteri vardır. Yönetim ile denetim arasındaki ayrımın korunması için bu defterler karıştırılmamalıdır. Denetimin işleyişi ve denetçilerin görevleri için site yönetiminde denetim kurulu görevleri yazısı yol göstericidir.

Elektronik Ortamda Karar Alma

Günümüzde birçok site ve apartman, toplantıları çevrimiçi yapmayı veya kararları mesajlaşma grupları üzerinden almayı tercih etmektedir. Ancak Kat Mülkiyeti Kanunu’nun şekil şartları, noter tasdikli defter ve imza zorunluluğunu öngörür. Bu nedenle sadece elektronik ortamda alınan ve deftere yazılıp imzalanmayan kararların hukuki geçerliliği tartışmalıdır. Özellikle icra takibinde delil olarak kullanılacak kararlar için, defterdeki resmi kayıt esas alınmalıdır. Elektronik toplantı yapılsa dahi kararların ardından noter tasdikli deftere yazılması ve imzalanması hukuki güvenliği artırır.

Defterin Kaybolması veya Bulunmaması

Yönetici değişimi sırasında defterin yeni yöneticiye teslim edilmemesi veya kaybolması sık rastlanan bir sorundur. Böyle bir durumda kat malikleri, eski yöneticiden defterin ve belgelerin iadesini talep edebilir; yönetici bunu yapmazsa sulh mahkemesinden hâkim müdahalesi istenebilir. Defter kaybolduysa, kurul yeni bir defter tasdik ettirmeli ve önceki kararları tutanaklar, ihtarlar ve tanıklarla yeniden belgelendirmelidir. Yönetici teslim yükümlülüğü için yönetici sorumluluğu hükümleri de uygulanır. Bu konuda apartman yöneticisinin hukuki sorumluluğu yazısına bakabilirsiniz.

Sık Yapılan Hatalar

• Noter tasdikli olmayan defter kullanmak,
• Kararları toplantıdan sonra yazıp imzaları farklı zamanlarda toplamak,
• Aykırı oy sebebini deftere yazmamak,
• Defteri yıl sonunda notere kapattırmamak,
• Gider belgelerini defterle birlikte saklamamak.

Örnek Olay

Aşağıdaki örnek kurgusaldır. Bir sitede yönetici, karar defterini noterden tasdik ettirmeden kağıt bir defter kullanır ve kurul kararlarını sonradan yazar. Bir malik aidat kararına itiraz eder ve bu kararın hiç alınmadığını söyler. Yönetici tasdiksiz defteri sunar; mahkeme defterin şekil şartlarına uymadığını, kararın ispatının tanık ve diğer delillerle yapılması gerektiğini değerlendirir. Yönetici düzgün tasdikli defter tutsaydı, ispat çok daha kolay olurdu.

Sonuç

Kat malikleri kurulu kararları, sayfaları noter tasdikli ve sıra numaralı defterde tutulur; katılan maliklerce imzalanır ve aykırı oy gerekçesi yazılır. Yönetici, defteri ve belgeleri düzenli saklamak ve her yıl bir ay içinde notere kapattırmak zorundadır. Bu kurallara uyum, yönetimin şeffaflığını ve kararların geçerliliğini sağlar. Yönetim usulü ve karar defteri uyuşmazlığınız için gayrimenkul hukuku kapsamında dosyanızı birlikte inceleyebiliriz. İletişim sayfamızdaki telefon numarasından veya mesajla ulaşabilirsiniz.