Apartman Toplantısı Nasıl Yapılır? Çağrı Usulü ve İkinci Toplantıda Salt Çoğunluk (KMK 29-30)

Apartman ve site yaşamında en önemli kararlar kat malikleri kurulunda alınır: yönetici seçimi, yıllık bütçe, yenilik kararları, yönetim planı değişikliği. Ancak bu toplantılar sıklıkla usulsüzlük nedeniyle tartışma konusu olur: çağrı zamanında yapılmadı, yeter sayı sağlanmadı, oy sayımı yanlış yapıldı, toplantı geçersiz sayılıyor gibi iddialar mahkemeye kadar taşınır. Kat Mülkiyeti Kanunu’nun 29 ve 30. maddeleri, toplantının zamanını, çağrı usulünü ve yeter sayıyı ayrıntılı düzenler. Bu yazıda bu kuralları, uygulamadaki tuzaklarla birlikte anlatıyoruz.

Olağan Toplantı Zamanı

KMK m. 29/1’e göre kat malikleri kurulu, yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planında gösterilen zamanlarda, eğer böyle bir zaman gösterilmemişse her takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. Yani yönetim planında toplantı zamanı yazılıysa o zamana, yazılı değilse Ocak ayına uyulur. Toplu yapılarda ise kurullar, en geç iki yılda bir defadan az olmamak üzere yönetim planlarında gösterilen zamanlarda, böyle bir zaman gösterilmemişse ikinci takvim yılının ilk ayı içinde toplanır. Bu düzenleme, büyük sitelerde toplantı yükünü azaltmak için getirilmiştir. Yıllık toplantı zorunludur: yönetici hesap vermek, işletme projesini onaylatmak ve gerektiğinde yeniden atanmak için bu toplantıyı yapmak zorundadır. Yönetici her yıl kat malikleri kurulunun kanuni yıllık toplantısında yeniden atanır (m. 34). İşletme projesi ve yıllık bütçe hakkında işletme projesi nedir ve yıllık avans toplanması yazısı yararlıdır.

Olağanüstü Toplantı

Önemli bir sebebin çıkması halinde, yöneticinin veya denetçinin veya kat maliklerinden üçte birinin istemi üzerine ve toplantı için istenilen tarihten en az onbeş gün önce bütün kat maliklerine imzalattırılacak bir çağrı veya bir taahhütlü mektupla, toplantı sebebi de bildirilmek şartıyla, kat malikleri kurulu her zaman toplanabilir (m. 29/2). Bu hükümde üç önemli unsur vardır: çağrı yetkisi (yönetici, denetçi veya maliklerin üçte biri), çağrı süresi (en az onbeş gün) ve çağrı şekli (imzalatılan çağrı veya taahhütlü mektup, toplantı sebebiyle birlikte). Maliklerin üçte birinin istemi, yönetici çağrı yapmazsa bile toplantı yapılmasını sağlayan önemli bir denetim mekanizmasıdır. Toplantı sebebinin çağrıda belirtilmesi, gündem dışı kararların alınmasını sınırlar.

Çağrıda İkinci Toplantı Bilgisi

KMK m. 29/3’e göre ilk çağrı yapılırken, birinci toplantıda yeter sayının sağlanamaması halinde, ikinci toplantının nerede ve hangi tarihte yapılacağı da belirtilir. İlk toplantı ile ikinci toplantı arasında bırakılacak zaman yedi günden az olamaz. Yani çağrı metninde iki toplantı da yer almalıdır: birinci toplantının zamanı ve yeri, birinci toplantıda çoğunluk sağlanamazsa ikinci toplantının zamanı ve yeri. Bu düzenleme, ayrıca ikinci bir çağrı yapılmasına gerek bırakmaz ve süreyi hızlandırır. Ancak çağrıda ikinci toplantı bilgisi eksikse, ikinci toplantıda alınan kararlar iptal davasına konu olabilir. Bu nedenle çağrı metni dikkatle hazırlanmalıdır.

Yeter Sayı

KMK m. 30/1’e göre kat malikleri kurulu, kat maliklerinin sayı ve arsa payı bakımından yarısından fazlasıyla toplanır ve oy çokluğuyla karar verir. Buradaki toplantı yeter sayısı, hem sayı hem arsa payı bakımından yarıdan fazla malikin hazır bulunmasını gerektirir. Karar yeter sayısı ise toplantıya katılanların oy çokluğudur; ancak kanunun ayrı çoğunluk aradığı konular saklıdır: örneğin ortak yerlerde değişiklik için beşte dört, yönetim planı değişikliği için beşte dört, bazı işler için oybirliği aranır. Bu ayrıcalıklı çoğunluklar için kat mülkiyetinde oy hakkı ve çoğunluk ve yönetim planı değişikliği ve oy çoğunluğu yazıları bilgi verir.

İkinci Toplantı ve Salt Çoğunluk

Yeter sayının sağlanamaması nedeniyle ilk toplantının yapılamaması halinde, ikinci toplantı en geç onbeş gün sonra yapılır. Bu toplantıda karar yeter sayısı, katılanların salt çoğunluğudur (m. 30/2). Yani ikinci toplantıda toplantı yeter sayısı aranmaz; hazır bulunan malikler, ne kadar az olurlarsa olsunlar, katılanların salt çoğunluğuyla karar alabilir. Bu düzenleme, ilgisiz maliklerin toplantıyı engellemesini önler. Ancak burada önemli bir sınır vardır: kanunda ayrıca yeter sayı öngörülen konular (örneğin oybirliği veya beşte dört gerektiren kararlar) ikinci toplantıda da aynen aranır. Yani ikinci toplantıda salt çoğunlukla ancak sıradan yönetim kararları alınabilir. Bu nedenle önemli kararlar için ikinci toplantı yolu, yeter çoğunluk yoksa sonuç vermeyebilir.

Çağrı Usulüne Uyulmamasının Sonuçları

Çağrı usulüne aykırı toplantılarda alınan kararlar, iptal davasına konu olabilir. Çağrının en az onbeş gün önce yapılmaması, bütün maliklere tebliğ edilmemesi, toplantı sebebinin belirtilmemesi, ikinci toplantı bilgisinin yer almaması gibi eksiklikler usulsüzlük sayılır. Ancak çağrı usulsüzlüğü, toplantıya katılan tüm maliklerin bu eksikliği kabul ettiği durumlarda giderilebilir; yine de bunu ispatlamak zor olabilir. Kat malikleri kurulu kararlarına karşı iptal davası hakkında KMK m. 33’e göre süreler bir ay ve altı aydır: toplantıya katılıp aykırı oy kullanan malik karar tarihinden, toplantıya katılmayan malik kararı öğrenmesinden itibaren bir ay içinde ve her halde karar tarihinden başlayarak altı ay içinde sulh mahkemesine iptal davası açabilir. Detaylı bilgi için kat malikleri kurulu kararı ve iptal davası yazısına bakabilirsiniz.

Yönetici İçin Toplantı Kontrol Listesi

Yönetici için pratik bir kontrol listesi şöyledir: toplantı tarihini yönetim planına ve kanuna göre belirlemek; çağrıyı en az onbeş gün önce, imza karşılığı veya taahhütlü mektupla yapmak; çağrıda gündem maddelerini ve ikinci toplantı tarih ve yerini yazmak; toplantı gününde katılım listesi düzenlemek ve arsa payı ile sayı çoğunluğunu hesaplamak; vekaletnamelerin geçerliliğini kontrol etmek; kararları karar defterine yazdırmak ve imzalatmak; kararların bir örneğini gerekirse maliklere dağıtmak. Bu adımlar, hem toplantının geçerliliğini sağlar hem de iptal davası riskini azaltır. Yöneticinin diğer görevleri için kat mülkiyetinde yönetici atanması ve görevleri yazısına bakabilirsiniz.

Kat Malikleri İçin Öneriler

Malikler açısından da önemli noktalar vardır: çağrıyı aldığınızda gündem maddelerini dikkatle inceleyin, toplantıya katılamayacaksanız usulüne uygun vekaletname düzenleyin, karar defterindeki kayıtları ve imzaları kontrol edin, aykırı oy kullandıysanız sebebini karar defterine yazdırın, kararı öğrendiğiniz tarihten itibaren süreleri takip edin. Kat malikleri arasında uyuşmazlık çıktığında ise KMK m. 33’e dayanılarak sulh hâkiminin müdahalesi istenebilir. Denetim konusunda site yönetiminde denetim kurulu görevleri yazısı yararlıdır.

Sık Yapılan Hatalar

• Çağrıyı onbeş günden kısa sürede yapmak,
• Çağrıda ikinci toplantının yer ve tarihini belirtmemek,
• İlk ve ikinci toplantı arasına yedi günden az süre koymak,
• İkinci toplantıda salt çoğunlukla ayrıcalıklı çoğunluk gerektiren karar almaya çalışmak,
• Katılım listesini ve oy hesabını tutanağa geçirmemek.

Örnek Olay

Aşağıdaki örnek kurgusaldır. Otuz daireli bir sitede yönetici, Ocak ayında toplantı çağrısı yapar ve çağrıda ilk toplantıyı ayın ikinci haftası, ikinci toplantıyı ise on gün sonrası olarak duyurur. İlk toplantıda çoğunluk sağlanamayınca ikinci toplantı yapılır ve katılan maliklerin salt çoğunluğu yönetici seçimini ve işletme projesini onaylar. Ancak yönetim planının değiştirilmesi gündeme gelirse, beşte dört çoğunluğu aranacağı için ikinci toplantıda bu karar alınamaz.

Sonuç

Kat malikleri kurulu yılda en az bir kez toplanır; çağrı en az onbeş gün önceden yapılır, ikinci toplantı bilgisi çağrıda yer alır ve ikinci toplantıda katılanların salt çoğunluğuyla karar alınır. Ayrıcalıklı çoğunluk gerektiren konular ise her toplantıda aranır. Toplantı usulüne uygun yapılmazsa kararlar iptal edilebilir. Toplantı ve karar süreciniz için gayrimenkul hukuku kapsamında dosyanızı birlikte inceleyebiliriz. İletişim sayfamızdaki telefon numarasından veya mesajla ulaşabilirsiniz.